Jak przygotować zestawienie wyposażenia hotelowego do wyceny?

Wycena mebli do hotelu zaczyna się od określenia zakresu. Producent musi wiedzieć, jakie elementy ma wykonać, w jakiej liczbie, dla których typów pokoi oraz według jakiej dokumentacji i specyfikacji materiałowej. Im więcej tych informacji znajdzie się w jednym zestawieniu, tym mniej kwestii trzeba doprecyzować przed przygotowaniem oferty.

Przy większych inwestycjach sama lista „łóżko, szafa, biurko” nie wystarczy. Inaczej wycenia się pojedynczy element, a inaczej powtarzalne wyposażenie kilkudziesięciu pokoi, zabudowę recepcji czy meble do części wspólnych.

Dobre zestawienie porządkuje projekt przed wysłaniem zapytania i pozwala porównywać oferty przygotowane dla tego samego zakresu.

Po co przygotowywać zestawienie wyposażenia hotelowego?

W dokumentacji inwestycyjnej podobne zestawienia mogą występować jako lista wyposażenia, furniture schedule, FF&E schedule albo jako część BOQ. Nazwa jest mniej istotna niż zawartość.

Dokument powinien jednoznacznie wskazywać:

• co ma zostać wykonane,
• gdzie dany element będzie zamontowany,
• ile sztuk potrzeba,
• jakie są jego wymiary lub założenia wymiarowe,
• jaki materiał lub sposób wykończenia przewidziano,
• czy występują różne warianty,
• jaki zakres ma objąć wycena.

Przy kompleksowym wyposażeniu hoteli takie uporządkowanie ma szczególne znaczenie, ponieważ jeden obiekt może obejmować kilka typów pokoi, apartamenty, recepcję, lobby, restaurację i inne części wspólne.

Przy większych inwestycjach profesjonalne wyposażenie hotelu wymaga rozdzielenia zakresu według pomieszczeń, typów pokoi i odpowiedzialności poszczególnych wykonawców. Tak przygotowane zestawienie porządkuje wyposażenie hoteli już na etapie zapytania ofertowego.

SYBIU przygotowuje wyceny na podstawie dokumentacji przekazanej przez inwestora lub projektanta. Firma oferuje również profesjonalne doradztwo związane z realizacją mebli hotelowych, dlatego brakujące lub niejednoznaczne informacje można wyjaśnić przed rozpoczęciem produkcji.

Wyposażenie hoteli warto opisywać w sposób, który pozwala oddzielić elementy powtarzalne od zabudów wykonywanych indywidualnie. Przy większych projektach wyposażenie hoteli obejmuje kilka stref i wariantów pokojów, dlatego wspólna tabela ułatwia kontrolę zakresu. Profesjonalne wyposażenie nie oznacza tu jednej gotowej listy produktów: dla inwestycji z branży hotelarskiej wyposażenie hoteli trzeba rozpisać zgodnie z rzeczywistym zakresem projektu.

Wyposażenie hoteli – jakie informacje powinny znaleźć się w zestawieniu?

Nie potrzeba skomplikowanego programu. Zestawienie można przygotować w arkuszu kalkulacyjnym albo w tabeli powiązanej z dokumentacją projektową.

Praktyczny układ może wyglądać tak:

Taka struktura daje producentowi znacznie więcej informacji niż ogólna lista produktów.

Jeżeli element nie ma jeszcze finalnego wymiaru, można zaznaczyć „wg projektu” albo podać wymiar orientacyjny. Ważne, aby było jasne, które dane są ostateczne, a które wymagają późniejszej weryfikacji.

Wyposażenie hoteli – jak podzielić zakres według stref i typów pokoi?

Zasada dotyczy zarówno większych hoteli i pensjonatów, jak i mniejszych obiektów noclegowych. W przypadku pensjonatów liczba wariantów może być mniejsza, ale nadal warto oddzielić poszczególne typy pomieszczeń i zakres wykonywanych mebli.

Wyposażenie hoteli i pensjonatów najlepiej rozpisać według stref, ponieważ zakres dla pokoju, recepcji czy części wspólnej może wymagać innych danych. Dla pensjonatów o mniejszej liczbie pokojów wyposażenie hoteli nadal warto opisać przez ilości, wymiary i materiały. Taki sposób opisu sprawdza się również przy modernizacji obiektów noclegowych. Jeżeli różne strefy służą innym grupom gości, zestawienie powinno pokazywać tylko te różnice, które wpływają na zakres produkcji. Nie trzeba opisywać wszystkich potrzeb gości – producent potrzebuje informacji mających wpływ na meble, ich wymiary i wykonanie.

Przygotowanie jednego zestawienia dla całego obiektu nie oznacza wrzucenia wszystkich mebli do jednej listy.

Najpierw dobrze rozdzielić zakres według stref:

• pokoje hotelowe,
• apartamenty,
• recepcja i lobby,
• korytarze,
• restauracja lub bar, jeżeli meble w tych strefach wchodzą w zakres,
• pozostałe części wspólne,
• zaplecze, jeśli przewidziano tam zabudowy meblowe.

Na osobnej stronie SYBIU można sprawdzić zakres mebli do pokoi hotelowych oraz mebli do części wspólnych.

Jeszcze ważniejsze jest rozdzielenie różnych typów pokoi. Pokój Standard, Twin, Deluxe czy apartament mogą wyglądać podobnie na rzucie, ale różnić się liczbą elementów, wymiarami zabudowy albo wyposażeniem.

Różnice między pokojami mogą wynikać nie tylko z wielkości pomieszczenia. Projekt może przewidywać inne łóżka, zabudowy, miejsca do przechowywania czy rozwiązania wpływające na komfort gości. Dla producenta najważniejsze jest jednak przełożenie tych założeń na konkretne elementy, ilości i wymiary.

Wyposażenie hoteli powinno też odzwierciedlać różnice między wariantami pokojów. Jeżeli jeden wariant przewiduje dodatkowe miejsce na bagaż gości, a drugi inną zabudowę przy łóżku, te różnice trzeba zapisać osobno. Przy projektach pensjonatów podobnie oznacza się warianty, które wpływają na liczbę lub konstrukcję mebli. Wyposażenie hoteli łatwiej wtedy powiązać z konkretną liczbą pokoi i rzeczywistym zakresem zamówienia. Takie rozpisanie pomaga też sprawdzić, czy elementy wpływające na komfort gości zostały ujęte w odpowiednim wariancie, bez rozbudowywania tekstu o ogólne potrzeby gości.

Dla każdego typu podaj:

• liczbę pokoi,
• liczbę danego elementu na pokój,
• łączną liczbę sztuk,
• oznaczenie wariantu.

Jeżeli w 40 pokojach Standard znajdują się po dwie szafki nocne, zestawienie powinno wskazywać zarówno „2 szt. / pokój”, jak i „80 szt. łącznie”.

To prosta informacja, ale przy produkcji powtarzalnych mebli ma bezpośrednie znaczenie dla wyceny i przygotowania zakresu.

Wyposażenie hoteli – co przekazać razem z zestawieniem do wyceny?

Sama tabela nie zastępuje projektu.

Im bardziej element zależy od konkretnego wnętrza, tym większe znaczenie ma dokumentacja. Przy zabudowach na wymiar producent musi znać nie tylko szerokość mebla, lecz także jego relację ze ścianami, instalacjami, gniazdami, drzwiami czy innymi elementami wyposażenia.

Do zapytania mogą być potrzebne:

• rzuty pomieszczeń,
• układy funkcjonalne,
• oznaczenia typów pokoi,
• rysunki mebli i zabudów,
• przekroje,
• wizualizacje pomocnicze,
• specyfikacja materiałowa,
• zestawienie ilości,
• wymagania techniczne dotyczące konkretnych elementów.

Nie każdy projekt będzie zawierał komplet tych danych na pierwszym etapie. Ważne jest natomiast jasne wskazanie, na jakiej podstawie ma powstać wycena.

W przypadku współpracy z architektem lub projektantem naturalnym kolejnym krokiem może być przekazanie producentowi dokumentacji przygotowanej przez biuro projektowe.

Wyposażenie hoteli – jak opisać materiały i standard wykonania?

Zapis „meble w kolorze drewna” nie pozwala przygotować tak precyzyjnej wyceny jak konkretna specyfikacja materiałowa.

Płyta laminowana, MDF lakierowany, okleina naturalna, HPL czy inne rozwiązania mogą różnić się ceną i sposobem obróbki. Różnice dotyczą także frontów, blatów, obrzeży, elementów tapicerowanych i okuć.

Jeżeli materiał został już wybrany w projekcie, wpisz go do zestawienia. Wymagania dotyczące materiałów mogą też zależeć od sposobu użytkowania danej strefy przez gości i personel.

Jeżeli decyzja jeszcze nie zapadła, zaznacz to wprost. Producent może wtedy przygotować ofertę według uzgodnionego założenia, a inwestor będzie wiedział, na jakiej specyfikacji oparto cenę.

Materiały stosowane przy wyposażeniu hoteli zależą od standardu obiektu, projektu i wymagań klienta. Więcej o tym zagadnieniu opisujemy na stronie dotyczącej materiałów do mebli hotelowych.

Przy wyposażeniu hoteli nie trzeba używać ogólnych określeń typu „najlepsze rozwiązania”. Dla producenta bardziej użyteczna jest nazwa materiału, sposób wykończenia i informacja o miejscu zastosowania. Jeżeli materiał ma znaleźć się w strefie intensywnie użytkowanej przez gości, warto opisać ten kontekst w dokumentacji. Wyposażenie hoteli może wymagać różnych materiałów zależnie od projektu i standardu obiektu. Jeśli projekt przewiduje szeroką gamę materiałów, dobrze przypisać je bezpośrednio do konkretnych pozycji. Przy porównywaniu wariantów nie oznaczaj jednego z nich jedynie jako „najlepsze rozwiązania”; wpisz parametr lub założenie, które rzeczywiście odróżnia opcje. Tak opisane warianty łatwiej odnieść do sposobu użytkowania przestrzeni przez gości.

Elementy dostarczane przez innych wykonawców też trzeba oznaczyć

Zestawienie może obejmować szeroką gamę elementów, ale nie wszystkie muszą znajdować się w zakresie jednego wykonawcy. Dlatego tabela powinna pokazywać również elementy, które mają wpływ na projekt zabudowy, ale dostarczy je inna firma.

Przy wyposażeniu hoteli szczególnie ważne jest rozdzielenie elementów wykonywanych przez producenta mebli od tych, które dostarcza inwestor albo inna firma. Jeśli dany element pozostaje poza zakresem naszej oferty, nadal warto wpisać go do tabeli, gdy jego wymiar lub położenie wpływa na zabudowę. Zestawienie może więc obejmować szeroką gamę elementów bez sugerowania, że wszystkie dostarcza jeden wykonawca. Dotyczy to także elementów używanych bezpośrednio przez gości, takich jak sejf czy urządzenie znajdujące się wewnątrz mebla.

Dotyczy to przykładowo:

• materacy,
• sprzętu RTV/AGD,
• sejfów,
• tekstyliów,
• galanterii hotelowej,
• urządzeń montowanych wewnątrz zabudowy.

Nie oznacza to, że producent mebli musi je dostarczać.

Jeżeli lodówka ma zostać zabudowana w szafce, producent potrzebuje jej wymiarów. Jeżeli materac dostarcza osobny dostawca, trzeba znać jego wymiar przy przygotowaniu łóżka. Podobna zasada dotyczy urządzeń montowanych wewnątrz zabudów.

W zestawieniu można więc dodać kolumnę:

„Dostawca / zakres odpowiedzialności”

i oznaczać:

1. SYBIU
2. inny dostawca
3. po stronie inwestora

Dzięki temu nie trzeba później ustalać, czy dany element był częścią pierwotnej wyceny.

Kiedy potrzebne są pomiary na obiekcie?

Projekt może być wystarczającą podstawą do wstępnej wyceny, ale nie każda zabudowa powinna powstać wyłącznie na podstawie wymiarów z rysunku.

Pomiary mają szczególne znaczenie przy:

• szafach od ściany do ściany,
• zabudowie do sufitu,
• elementach dopasowanych do istniejących wnęk,
• panelach ściennych,
• nietypowych ścianach i skosach,
• modernizowanych obiektach.

SYBIU może wykonać pomiary na obiekcie.

W zestawieniu można więc zaznaczyć, które elementy:

wyceniane są wg projektu

oraz które:

wymagają pomiaru przed produkcją.

Taki podział jest bardziej użyteczny niż próba wpisywania przypadkowych wymiarów tylko po to, aby wypełnić wszystkie pola tabeli.

Co podać do wyceny transportu?

Przy większym zakresie produkcja nie kończy całego procesu. Meble trzeba jeszcze dostarczyć do obiektu.

SYBIU posiada własny transport, dlatego już przy zapytaniu dobrze podać:

• lokalizację inwestycji,
• liczbę kondygnacji,
• dostęp do windy,
• warunki dojazdu,
• informacje o ograniczeniach dostaw,
• planowany etap, na którym meble mogą trafić na budowę.

Nie każdy z tych parametrów musi być znany przy pierwszym kontakcie. Jeżeli jednak inwestor oczekuje wyceny obejmującej transport, zakres ten powinien zostać jasno zapisany.

SYBIU realizuje projekty głównie w Polsce, ale może obsługiwać również inwestycje w Europie.

Przy wyposażeniu hoteli i mniejszych obiektów noclegowych informacje o dostawie mogą różnić się zależnie od lokalizacji i warunków wniesienia. Dla pensjonatów szczególnie ważne może być wskazanie faktycznych warunków dostępu do pomieszczeń, jeśli wpływają na dostawę lub montaż. Jeżeli prace odbywają się w działającym obiekcie, inwestor może również podać godziny lub strefy, w których montaż nie powinien kolidować z ruchem gości.

Jak określić zakres montażu?

Podobna zasada dotyczy montażu.

Jeżeli zapytanie ma obejmować nie tylko produkcję, lecz także montaż wyposażenia w pokojach hotelowych i częściach wspólnych, trzeba to wskazać.

SYBIU posiada własne ekipy montażowe.

Przygotowując zapytanie, można określić:

• czy montaż dotyczy całego zakresu,
• czy tylko wybranych zabudów,
• w których strefach ma być prowadzony,
• czy inwestycja będzie realizowana etapami.

Nie warto zakładać, że dwie oferty obejmują identyczny zakres tylko dlatego, że mają podobną cenę końcową. Jedna może obejmować samą produkcję, druga produkcję wraz z transportem i montażem.

To właśnie dlatego zakres powinien znaleźć się w zestawieniu albo w osobnej części zapytania.

Jakich informacji nie zostawiać do ustalenia po wycenie?

Niepełne zestawienie nie zawsze uniemożliwia przygotowanie oferty. Może jednak sprawić, że dwie wyceny będą oparte na innych założeniach.

Przykładowo:

Brak liczby typów pokoi
Nie wiadomo, ile różnych wariantów produkcyjnych trzeba przygotować.

Brak łącznych ilości
Producent musi samodzielnie odtwarzać je z rzutów lub przyjmować założenia.

Nieokreślony materiał
Cena może zostać przygotowana według innego wariantu niż ten, który inwestor miał na myśli.

Brak informacji o elementach innych dostawców
Nie wiadomo, czy mają zostać dostarczone przez producenta mebli, czy tylko uwzględnione w zabudowie.

Brak zakresu transportu i montażu
Oferty różnych wykonawców mogą obejmować zupełnie inne świadczenia.

Brak rozróżnienia wersji pokojów
Pozornie jedna pozycja w zestawieniu może w praktyce wymagać kilku różnych konstrukcji.

Nie trzeba uzupełniać nieznanych danych na siłę. Lepsze jest oznaczenie do ustalenia niż wpisanie informacji, która później okaże się błędna.

Jak SYBIU podchodzi do wyceny wyposażenia hotelowego?

SYBIU specjalizuje się w produkcji mebli hotelowych i ma 35 lat doświadczenia w produkcji mebli. To wieloletnie doświadczenie pozwala firmie pracować z dokumentacją inwestycji realizowanych dla branży hotelarskiej oraz oceniać zakres potrzebny do przygotowania produkcji.

Klient, inwestor lub projektant przekazuje projekt albo dokumentację, na podstawie której firma przygotowuje wycenę. Materiały dobierane są do standardu hotelu, wymagań klienta i specyfikacji danej inwestycji.

SYBIU oferuje profesjonalne doradztwo związane z realizacją wyposażenia i przygotowaniem zakresu do produkcji.

Firma wykonuje produkcję oraz składanie mebli we własnym zakładzie. We własnym zakresie realizuje także obróbkę płyt, w tym cięcie i okleinowanie.

W zależności od projektu zakres może obejmować:

• pomiary,
• produkcję mebli,
• transport,
• montaż przez własne ekipy.

Przy realizacjach obejmujących wszystkie te etapy kompleksowa obsługa oznacza konkretny zakres prac: od pomiarów i produkcji po transport oraz montaż. Zakres zawsze powinien wynikać z ustaleń dotyczących danej inwestycji.

Przy projektach dla branży hotelarskiej zakres naszej oferty może obejmować pomiary, produkcję, transport i montaż, jeśli tak ustalono dla danej inwestycji. W naszej ofercie znajdziesz meble do pokoi hotelowych i części wspólnych oraz inne elementy wynikające z dokumentacji konkretnej realizacji. Jeżeli wyposażenie hoteli obejmuje elementy spoza naszej oferty, warto oznaczyć je w zestawieniu jako zakres innego dostawcy. Takie rozdzielenie pomaga inwestorowi ustalić, kto odpowiada za elementy, z których później korzystają goście.

Dla SYBIU istotnym obszarem działalności są realizacje obejmujące wyposażenie całych hoteli. Przykłady wykonanych inwestycji znajdują się w sekcji realizacje hotelowe.

Wyposażenie hoteli – checklista przed wysłaniem zapytania o wycenę

Przed przekazaniem dokumentacji sprawdź:

• Czy wszystkie strefy objęte wyceną znajdują się w zestawieniu?
• Czy każdy typ pokoju został oznaczony osobno?
• Czy podano liczbę pokoi każdego typu?
• Czy określono liczbę poszczególnych mebli?
• Czy suma elementów zgadza się z liczbą pomieszczeń?
• Czy zaznaczono różne warianty tego samego mebla?
• Czy producent otrzyma rzuty i dokumentację?
• Czy podano materiały albo jasno zaznaczono, że wymagają ustalenia?
• Czy elementy innych dostawców są oznaczone?
• Czy wiadomo, które zabudowy wymagają pomiaru?
• Czy wycena ma obejmować transport?
• Czy wycena ma obejmować montaż?
• Czy wskazano lokalizację inwestycji?
• Czy wszystkie uwagi wpływające na konstrukcję znalazły się przy odpowiedniej pozycji?

Gotowe zestawienie można przesłać do SYBIU razem z projektem lub dokumentacją inwestycji. Na tej podstawie firma przygotuje wycenę zakresu meblowego. Jeżeli realizacja ma obejmować także pomiary, transport lub montaż, najlepiej zaznaczyć to już w zapytaniu. Zakres naszej oferty związanej z realizacją mebli hotelowych można sprawdzić na stronie meble hotelowe.

Zainteresowany? 

Napisz do nas – odpowiadamy w 24h

Napisz do nas lub zadzwoń. Opowiedz nam o swoim projekcie, a podpowiemy, jakie rozwiązania najlepiej sprawdzą się w Twoim obiekcie.